Inom verksamhetsutveckling och digitalisering hör man ofta termer som processkartläggning, flödesbeskrivning, strukturkartläggning, processvisualisering och nulägesanalys. De låter lika, men har olika fokus och används i olika sammanhang. Att förstå skillnaderna gör det lättare att välja rätt metod för rätt behov.
Processkartläggning – förstå processen och förbättra den
Processkartläggning handlar om att analysera hur en process faktiskt fungerar. Syftet är att få en helhetsbild, identifiera flaskhalsar och förstå hur olika steg, roller och ansvar samverkar.
Metoden används:
- När du vill förbättra befintliga processer.
- När du behöver analysera helheten för att förstå flöden, flaskhalsar och roller innan du digitaliserar eller förändrar.
Exempel: Kartläggning av kundresan för att se var förseningar eller dubbelarbete uppstår.
Flödesbeskrivning – steg-för-steg i detalj
En process- eller flödesbeskrivning är mer detaljerad än processkartläggning och visar exakt hur ett arbetsmoment ska utföras. Fokus ligger på sekvensen av aktiviteter och beslutspunkter, ofta med text, tabeller eller enkla diagram.
Metoden används:
- När ett arbetsmoment ska standardiseras eller dokumenteras.
- När du behöver tydliga instruktioner för medarbetare.
Exempel: Steg-för-steg-guide för att hantera inkommande ärenden.
Strukturkartläggning – organisation och ansvar
En strukturkartläggning fokuserar på organisationen, roller och ansvar, snarare än detaljerade arbetsflöden. Den visar hur delar av verksamheten hänger ihop och stödjer styrning och digitalisering.
Metoden används:
- När du vill tydliggöra ansvar och roller.
- När du behöver skapa samsyn innan du inför nya system eller arbetssätt eller planerar för digitalisering.
Exempel: Översikt över vem som ansvarar för olika delar av ett digitaliseringsprojekt och hur information flödar mellan avdelningarna.
Processvisualisering – gör det tydligt och begripligt
Processvisualisering handlar om att göra processen lättförståelig. Med visuella kartor, färger och symboler blir det enklare för medarbetare att förstå arbetsflöden, ansvar och sammanhang. Fokus ligger på kommunikation och samsyn, inte på analys.
Metoden används:
- När du vill engagera medarbetare och skapa förståelse.
- När processen ska presenteras på intranät, i workshops eller utbildningar.
Exempel: Klickbara processkartor som visar aktiviteter, ansvar och eventuella dokument som stödjer det arbete som beskrivs i aktiviteterna.
Nulägesanalys (As-Is / To-Be) – förstå helheten
En nulägesanalys hjälper till att förstå hur verksamheten eller en process fungerar idag (As-Is) och identifiera hur den bör fungera i framtiden (To-Be).
Metoden används:
- Innan en förändring, implementation eller digitaliseringsprojekt.
- När man vill ha en faktabaserad bild av nuläget för att kunna planera förbättringar.
Exempel: As-Is-analys av ärendehantering följt av To-Be-modell för önskat arbetssätt. Genom att förstå skillnaderna kan du välja rätt metod för rätt situation – och skapa tydlighet, engagemang och resultat i verksamheten. Vill du få hjälp att reda ut vilken metod som passar din verksamhet? Hör av dig så tittar vi på det tillsammans.
