När är en processkarta onödig?
Det finns tillfällen då processkartor inte tillför särskilt mycket. Om verksamheten är liten, förändringstakten låg, och alla redan har en gemensam förståelse för hur arbetet går till – då räcker det ofta bra med informella rutiner. Men i de flesta organisationer ser verkligheten annorlunda ut. Då uppstår ofta problem som:
- Otydliga roller och ansvar
- Uppgifter som faller mellan stolarna
- Manuell hantering som borde automatiseras
- System som används på olika sätt av olika personer
- Frustration över att ”ingen riktigt vet hur det är tänkt att fungera”
Det är här processkartläggning kommer in i bilden!
Vad är egentligen processkartor?
En processkarta visar hur ett arbetsflöde ser ut, från start till mål. Den fångar vad som görs, vilken roll som ansvarar för att det görs, och vilka verktyg eller system som används.
Men en processkarta är mer än en ritning. Den blir ett gemensamt språk som gör det möjligt att:
- Förklara komplexa flöden för nya medarbetare
- Identifiera flaskhalsar och förbättringspotential
- Få samsyn mellan olika avdelningar
- Underlätta vid förändring och digitalisering
När är det värt att göra processkartor?
Du behöver inte kartlägga allt på en gång. Här är några lägen där det nästan alltid lönar sig:
- När många olika personer är inblandade i samma arbetsflöde
- När ni ska byta eller införa nya system
- När ni vill förbättra en tjänst eller intern process
- När det finns brister i uppföljning eller ansvar
- När ni vill frigöra tid från manuell hantering
Ett första steg behöver inte vara komplicerat
Att kartlägga en process kan låta omfattande – men det går bra att börja i liten skala. Flera av mina kunder har startat med ett mindre arbetsflöde och byggt vidare därifrån.
Ofta räcker det med ett kort gemensamt möte där vi skissar tillsammans. Utifrån det kan jag ta fram ett tydligt, visuellt underlag som ger nya insikter och stödjer nästa steg i utvecklingen.
Så, behöver ditt företag processkartor?
Om du känner igen dig i något av problemen ovan – ja, då kan det vara dags att skapa lite struktur.
Inte för att göra det byråkratiskt, utan för att frigöra tid, minska krångel och skapa bättre samarbete.
Vill du veta hur det skulle kunna se ut för din verksamhet? Välkommen att höra av dig!
